Wat is projectmatig werken? Krijg flow in jouw projecten

Projectmatig werken betekent dat je een project start met een duidelijk doel. Je werkt samen aan een bepaald resultaat. Het resultaat moet binnen de afgesproken tijd en budget opgeleverd worden en aan een vooraf gestelde kwaliteitsnorm voldoen. Wat wordt jullie volgende project?

Projectmatig werken helpt jou om flow te krijgen in je projecten. In dit blog lees je hoe je zo veel mogelijk tijd houdt om te werken aan een kwalitatief eindresultaat.

Start je project met duidelijke afspraken

Voor externe projecten neem je een briefing door met de opdrachtgever. Je bespreekt wat je oplevert en wat niet. Je maakt een globale planning met (tussentijdse) deadlines. Deze afspraken leg je vast in de offerte.

Werk je aan interne projecten, zorg dan dat het duidelijk is wie de opdrachtgever of stakeholders zijn. Stem samen af hoeveel tijd je kunt vrijmaken en beslis hier ook wat je doel en eindresultaat is.

Plannen en begroting

Maak een planning en voeg daar een begroting voor het gehele project of per fase aan toe. Vertaal de begroting naar beschikbare uren en deel deze met de projectgroep. Zo weet iedereen hoeveel tijd er is om kwaliteit te leveren.

Doe je veel projecten, maak dan gebruik van projectsoftware. Daarmee houd je overzicht van alle projecten waar jullie aan werken. Gebruik bijvoorbeeld Jira, Asana, Trello of Meistertask voor overzicht en planning. Of kies een totaaloplossing zoals Simplicate voor de flow van offerte, project management, urenregistratie, planning, budgetbeheer en facturatie.

Informatie en organisatie bij projectmatig werken

Tijdens de uitvoering van het project is het van belang om projectleden, opdrachtgever of stakeholders op de hoogte te houden.

Intern versnel je het proces wanneer projectleden hun afspraken op één plek vastleggen. Zo hoef je niet te zoeken of informatie op te vragen bij andere teamleden. Projectleiders werken sneller wanneer zij toegang hebben tot alle informatie. Denk aan de afspraken en offerte, overzicht van documenten, inzicht in de urenregistratie en budgetten.

Houd elkaar tussentijds op de hoogte. Zo werken veel teams met dagstarts waarin ze elkaar ‘s morgens binnen een kwartier bijpraten over de status. Het voordeel is dat je snel kunt schakelen; hulpvragen en vertragingen zijn direct duidelijk.

Stem ook af hoe je de kwaliteit van het project meet. Leg bijvoorbeeld tussentijds deelopdrachten voor aan de opdrachtgever, of plan momenten in om belangrijke beslissingen te nemen met de stakeholders. Zo houd je de vaart erin en maak je heldere keuzes over onverwachte ontwikkelingen.

Inzicht en overzicht van projecten behouden

De projectleider is verantwoordelijk voor het overzicht van het project. De projectleider houdt de planning en budgetten in de gaten en organiseert bijeenkomsten waarin beslissingen genomen worden.

Voor het overzicht heeft een projectleider baat bij diverse rapportages om de resultaten te meten en rapporteren aan de opdrachtgever en aan het management. Denk daarbij aan:

  • Planning en beschikbaarheid van teamleden
  • Verwachte omzet
  • Verwachte facturatiemomenten
  • Verschillen tussen begrote en bestede uren
  • Productiviteit en declarabiliteit van het team
  • Overzicht van budgetten

De meeste informatie haalt de projectleider uit de urenregistratie. Teamleden kunnen helpen door hun uren regelmatig te schrijven en eventueel van een korte toelichting te voorzien. De projectleider kan teamleden helpen door de urenregistratie zo eenvoudig te maken. Bijvoorbeeld met de urenregistratie en projectsoftware van Simplicate.

Door deze informatie van meerdere projecten te analyseren, ontdek je patronen binnen je organisatie. Gebruik deze informatie om je flow te optimaliseren en efficiënter te werken. Het resultaat is dat teams meer tijd overhouden om kwalitatief werk te leveren, terwijl je vaker binnen budget blijft.

Afronding van projecten

Een tevreden opdrachtgever betaalt de factuur sneller. Zorg daarom continu voor goede communicatie. Ook bij de afronding van het project. Presenteer het eindresultaat, krijg akkoord van de opdrachtgevers en verzend de factuur. Analyseer daarnaast ook je eigen resultaten; is het project opgeleverd volgens jullie kwaliteitsstandaard en volgens interne afspraken?

Deze inzichten helpen je om samen nog beter projectmatig te werken.

Leave a Comment

Your email address will not be published.