Stel, je hebt een nieuw kantoorpand, een nieuwe fabriek of je introduceert een nieuw bedrijfsonderdeel. Dat is een mooie mijlpaal. Hieronder geven we je 5 goede redenen om een bedrijfsopening te organiseren:
1. Feestelijk: het vieren van een mijlpaal verdient een feestje. Onder het genot van een hapje, drankje en misschien wat muziek.
Maar het is de uitgelezen kans om dit moment aan te grijpen voor meer. (Zie punt 2 tot en 5)
2.Inhoudelijk: tijdens een bedrijfsopening kun je je gasten informeren en meenemen in je visie en toekomstplannen of het bestendigen van een bepaalde boodschap. Of het nu je medewerkers zijn, of je klanten en relaties, het is altijd belangrijk dat waar je als bedrijf voor staat helder is en blijft.
3.Betrekken: met een bedrijfsopening kun je mensen letterlijk een kijkje in de keuken geven. Dit is interessante voor heel veel doelgroepen. Voor klanten, relaties, partners, stakeholders is het heel leuk om een bedrijf in werking te zien. Wat gebeurt er nu in dat kantoor of die fabriek waar zij wel een producten of diensten afnemen of bij betrokken zijn maar geen zicht hebben hoe het precies tot stand komt en met wie. Voor de omgeving lokaal of regionaal is het interessant een kijkje te nemen in bijvoorbeeld dat gebouw waar je elke dag langs rijdt, maar geen flauw idee hebt wat er binnen gebeurt. En voor medewerkers met hun partner/gezin is het leuk om te showen waar ze werken. Ze kunnen met trots vertellen over hun rol.
Met een soort open dag als bedrijfsopening kun je al deze doelgroepen dus goed meenemen in wat je echt doet. Dat geeft hen op hun beurt weer de mogelijkheid het verhaal goed door te vertellen. Kortom: maak van hen je merkambassadeurs.
4. Arbeidsmarktcommunicatie: je bedrijf profileren en in de spotlight zetten als aantrekkelijke werkgever, is juist in tijden van arbeidstekorten een heel persoonlijke en effectieve.
5. Free publicity: de lokale pers is dol op nieuws dat er in hun omgeving een bedrijf uitbreidt c.q. opent of om een bedrijf dat belangrijk is voor de omgeving als het gaat om werkgelegenheid. Zorg dat je de pers persoonlijk uitnodigt, eventueel een voorontvangst heb met hen. Dergelijke aandacht betaalt zich altijd terug in veel PR aandacht.
Kortom, een bedrijfsopening organiseren is een waardevol live moment dat je optimaal kunt benutten.
Hoe maak je jouw bedrijfsopening een succes?
Een bedrijfsopening organiseren kan een arbeidsintensief traject zijn, als je wilt dat het echt van a tot z klopt, de juiste sfeer uitstraalt en de juiste mensen bereikt.
We geven je richtlijnen die je helpen bij het succesvol organiseren van een bedrijfsopening:
1. Doelstelling en resultaat:
Bepaal eerst wat het doel van de bedrijfsopening is. Wanneer is de bedrijfsopening voor jou geslaagd?
Wat is het gewenste/verwachte eindresultaat (kwalitatief/kwantitatief) nadat gasten op het event zijn geweest? Wat moeten mensen, denken, voelen of doen?
Bijvoorbeeld: meer merkgevoel, versterking saamhorigheidsgevoel, verbinding, trots, gedragsverandering, confrontatie/nieuwe mindset, vitalisatie, oude waarden terug/nieuwe waarden toevoegen, meer product/merkgevoel geven, gewoon een leuk feest,
2. Wie is de doelgroep?
Voor wie is de bedrijfsopening bedoel. Denk aan aantallen gasten, maar ook: wat denken/voelen/weten ze nu van jouw bedrijf?
3. Propositie: wat beloven we en hoe gaan we het waarmaken?
Welke belofte maakt het bedrijf of het merk? Wat bieden we de gasten tijdens het event? Wat zijn de verschillende programma onderdelen?
4. Wat zijn mogelijke barrières?
Wat zijn eventuele barrières in het communicatieproces?
Bijvoorbeeld: imago (bijv. men zegt vernieuwend te zijn maar is traditioneel), geloofwaardigheid, onbegrip, weerstand, ethische problemen, interne strubbelingen en grote reorganisaties, politieke situaties, stokpaardjes van beslissers, tijdgebrek, grote ambitie met klein budget, onervaren, voorkeur andere partijen.
5. Communicatie
Wat is de boodschap; wat zijn de eventuele subboodschappen? Welke communicatiemiddelen/media worden ingezet c.q. kunnen worden ingezet voorafgaand en tijdens en na de bedrijfsopening?
Hoe verloopt het uitnodigingstraject? Bijvoorbeeld digitaal, uitnodiging per post, uitnodiging persoonlijk en live?
6. Welke toon/stijl/sfeer kan worden gekozen?
Bijvoorbeeld: formeel/informeel, inhoudelijk/feest, sober/alles erop en eraan, afgeleide van eigen merkpersoonlijkheid/merkwaarden, volgens imago of eigen identiteit, aansluiten bij huisstijl en andere communicatie-uitingen, thematisch.
7. Periode/datum
Op welke datum kan de bedrijfsopening het beste plaatsvinden, rekening houdend met de doelgroep van de gasten maar mogelijk ook met de eigen bedrijfsvoering? Hoe lang duurt het event?
8. Locatie
Een bedrijfsopening vindt uiteraard op het eigen locatie plaats, maar waar moete de locatie t.b.v. het event aan voldoen? Denk aan uitstraling, sfeer, capaciteit, logistiek, parkeergelegenheid en dergelijke.
9. Catering
Welke speciale wensen zijn er m.b.t. catering?
10. Entertainment
Welke speciale wensen zijn er m.b.t. entertainment? Zijn er do’s & don’ts?
11. Techniek (licht, geluid, AV)
Welke speciale wensen zijn er m.b.t. techniek?
12. Evaluatietraject
Is er een evaluatie traject met de gasten gewenst? Zo ja, wat meten we en hoe meten we? (bijv. enquête digitaal, 1-op-1)
13. Budget
Is er al een budget bepaald wat de bedrijfsopening mag kosten?
Als de uitgangspunten helder zijn, kun je gericht een programma voor een bedrijfsopening opzetten en het productioneel verzorgen.
Hulp nodig bij het organiseren van je bedrijfsopening?
Zie je het toch niet zitten om zelf een bedrijfsopening te verzorgen, schakel een evenementenbureau in.
Met hun expertise en op basis van jouw brieifng voor een bedrijfsopening kunnen zij een voorstel maken: een creatief concept met een bijbehorende gedetailleerde begroting.
Vervolgens kunnen zij dit plan volledig voor je realiseren, uiteraard in nauwe samenwerking met jou.
Jouw event in ervaren en professionele handen, dat is toch een zorg minder?